Ratkaisu:

 IMSissä on oletuksena kaksi paikkaa hakea dokumentteja tekstihaulla: Dokumentit osion etusivulta tai koko järjestelmän haku osiosta. Näiden hakutyökalujen avulla voi hakea kaikista dokumentit-osiossa olevista dokumenteista.

IMSissä on myös mahdollisuus ottaa käyttöön ”hakunäkymät”-työkalu, jonka avulla voidaan hakea tietyn kansion sisältä, kaikkien dokumenttien sijaan.

1. Hakunäkymät otetaan käyttöön: Ylläpito > Hakunäkymät > Luo uusi hakunäkymä. Hakunäkymiin voi tallentaa valmiita hakuehtoja tai jättää valmiit hakuehdot valitsematta (kuva 1). Kannattaa nimetä hakuehto sitä kuvaavalla nimellä.

Kuva 1: Uuden hakunäkymän luominen.

2. Tallenna hakunäkymä ja varmista avaimen kuvasta, että tarvittavilla käyttäjäryhmillä on oikeudet nähdä hakunäkymä.

Kuva 2: Hakuehdon käyttöoikeudet

3. Tämän jälkeen dokumentit-osion toimintoihin tulee mahdollisuus hakea hakunäkymällä. Valitse ensin kansio, josta haluat hakea > paina kolmesta pisteestä (toiminnot) >  valitse ”hae hakunäkymällä”.

Kuva 3 ja 4. Toiminnot kansion sisällä ja hakunäkymän käyttäminen.

4. Hakunäkymässä voit hakea tekstillä otsikosta tai kuvauskentästä, valita sisältöhaun ja hakea dokumentin sisällöstä tai valita muita ehtoja, joilla voidaan hakea esimerkiksi tiettynä päivänä luotuja dokumentteja.