IMS:ssä on mahdollisuus tiedottaa käyttäjiä dokumenttien julkaisemisesta sähköpostilla. Ylläpidosta on mahdollista laittaa päälle asetus, jonka avulla  voidaan tiedottaa uuden dokumentin tai uuden version julkaisemisesta. Julkaisusta voidaan tiedottaa joko kaikkia käyttäjiä tai haluttua käyttäjäryhmää. Halutun käyttäjäryhmän tiedottaminen edellyttää kuitenkin seuraavien asetusten kytkemista:

1. Muokkaa asetuksia "tiedoksi" oikeuden luomiseksi

Kyseinen julkaisusta tiedottaminen on kuitenkin mahdollista rajoittaa vain tietylle ryhmälle ja vain osaan dokumenteista. Tämän tekemiseksi tulee ensin vaihtaa asetus ylläpito --> Järjestelmän asetukset --> Dokumentit --> "Käytä erillisiä katsoja- ja postitusryhmiä".

2. Lisää tämän jälkeen sähköpostihälytys dokumenttien julkaisusta

Mene kohtaan Ylläpito --> Tapahtumien kirjausasetukset --> Dokumentit --> "Dokumentti on julkaistu". Laita ruksi sähköpostin kohdalle ja tallenna asetukset. Kuvassa näkyy, että ilmoituksen vastaanottaa "Katsojat" ja "Tiedoksi-ryhmä". IMS kuitenkin tiedottaa vain toista näistä ryhmistä riippuen edellisessä kohdassa olevasta asetuksesta. Kun käytetään erillisiä katsoja- ja postitusryhmiä, IMS tiedottaa "Tiedoksi-ryhmää".

3. Luo tarvittavat käyttäjäryhmät ja anna ryhmälle "tiedoksi" oikeus haluttuihin dokumentteihin

Asetusten muuttamisen jälkeen, dokumentit-osion käyttöoikeuksiin ilmestyy uusi mahdollisuus: "Tiedoksi". Valitse dokumentti --> muokkaa oikeuksia --> anna "tiedoksi" oikeus haluamallesi käyttäjäryhmälle. Tämän jälkeen kaikki ryhmään kuuluvat saavat sähköpostia, kun uusi versio dokumentista julkaistaan.