Voit määrittää osiokohtaisesti mitä oikeuksia eri käyttäjäryhmillä on. Oikeuksia sisältöön voit määritellä ylätasolla (esimerkiksi kansiotaso) tai yksityiskohtaisesti kukin sisältö kerrallaan.

Vaihe 1 

Avaa osio, jonka oikeuksia haluat muokata ja paina sivun oikeasta laidasta kolmea pistettä. Valitse valikosta Muokkaa oikeuksia. 

Vaihe 2

Pääset nyt muokkaamaan oikeuksia käyttäjäryhmittäin. 

Oikeudet määritetään aina osio- ja kansiokohtaisesti. Jos haluat antaa oikeudet suoraan kaikille alitasoille ja niiden sisällöille, paina Korvaa oikeudet rekursiivisesti. 

Näet ketä käyttäjäryhmään kuuluu viemällä kursorin käyttäjäryhmän nimen vieressä olevan ikonin päälle. 

Tässä videossa näet miten dokumentit- ja prosessit -osion sisällä voi jakaa oikeuksia puurakenteen (hierarkian) mukaisesti.

Huomaathan myös että korvaa oikeudet rekursiivisesti helpottaa oikeuksien asettamista. Se asettaa oikeudet sille tasolle missä olet ja kaikille sen alatasoille. Tämä pätee jokaiseen IMS-osioon (lukuunottamatta riskit osiota)

Mitä eri oikeustasot tarkoittavat:

Katsoja: Näkee viimeisimmän hyväksytyn version sisällöstä

Muokkaaja: Näkee hyväksytyt sekä työversion sisällöstä sekä pystyy muokkaamaan sisältöä ja luomaan sisältöä.

Tarkastaja: Tarkastusoikeus voidaan laittaa päälle, jolloin tarkastaja sisältö lähetetään tarkastettavaksi ennen sisällön hyväksymistä. Tarkastus-oikeus tulee laittaa erikseen päälle ylläpidosta.

Hyväksyjä: Hyväksyjälle voidaan lähettää hyväksymispyyntö, jonka jälkeen hyväksyjä voi hyväksyä työversion, jolloin sisällön versio muuttuu hyväksytyksi

Paikallinen pääkäyttäjä: Voi poistaa sisältöä, arkistoida, muuttaa vastuuhenkilöitä ja jakaa käyttöoikeuksia. Osioissa on myös erilaisia toimintoja, joita paikallinen pääkäyttäjä voi tehdä

Tiedoksi: Voi saada ilmoituksia julkaistusta sisällöstä. Sisällölle voidaan määritellä käyttäjäryhmä, jolle halutaan viestiä uuden version tai uuden sisällön julkaisemisesta. Tiedotettavat-oikeus pitää erikseen laittaa päälle ylläpidosta.