Raportin vastuuhenkilöiden työtä voidaan vähentää, jos raportin seuraavien vaiheiden käsittelijät/tiedotettavat henkilöt ja ryhmät laitetaan raportin täyttäjän valittaviksi.

Raportin vaiheeseen osallistuvien lisääminen

Kun raportin kierto on jaettu sopiviin vaiheisiin ja tätä tukeva raporttipohja on luotu, alkaa käyttöönotto. Yleensä aluksi raportin vastuuhenkilö tai -ryhmä kierrättää raporttia vaihe vaiheelta ja kutsuu tarvittavia henkilöitä täydentämään raportin sisältöä. Kun lomakkeen täyttäminen ja kiertotarve on opittu ja tiedetään ketkä ovat seuraavan vaiheen osallistujat, niin ne voidaan valita valmiiksi raportin vaiheelle. Tällöin edellisen vaiheen täyttäjä tekee päätöksen kenelle kaikille raportti seuravaksi menee käsittelyyn ja tiedoksi.

 Huom! Jos raporttipohjan ensimmäinen vaihe on tyyppiä: tiedonkeräys, niin siihen ei voi liittää osallisia, koska uuden raportin täyttäjä on ensimmäisen vaiheen käsittelijä ja tallennuksessa raportti menee seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki pakolliset kentät on täytetty.

1 - Avaa haluttu raporttipohja ja avaa Raporttipohjan yhteenveto -välilehti

2 - Valitse halutusta vaiheesta Lisää osallisia -toiminto, jolloin Määrittele kenelle vaihe voidaan lähettää -ikkuna aukeaa

3 - Lisää halutut vaiheeseen osallistuvat käyttäjäryhmät sekä käyttäjät:

      a. Lisää käsittelijäksi: Ne, jotka halutaan lisäävän raportin vaiheeseen sisältöä.
      b. Lisää tietotettavaksi: Ne, joille halutaan tiedoksi IMS viesti tai sähköposti.     

Seuraavalla kerralla, kun raportin vaihetta täytetään, niin tallennuksen yhteydessä kysytään kenelle raportti lähetetään seuraavaksi, mikäli on valittu käyttäjäryhmä, niin se tulee avata ja valita halutut vastaanottajat.